İletişim ve bilgi / belge kavramları birbirini tamamlayan ve birbirinden ayrılmayan önemli kavramlardır. (Tıbbi sekreterliğin temel görev alanlarındandır.) Belgelerden verimli şekilde yararlanılabilmesi için; belgelerin bilimsel ilke ve kurallara göre; toplanması, düzenlenmesi, saklanması ve tekrar hizmete sunulması gerekir. Yani dokümantasyon faaliyetlerine tabi tutulması gerekir.
Tıbbi kayıt ve hasta dosyaları kayıt sisteminin düzenli olması ve verimli çalışması, bu konuda mesleki eğitim almış sağlık çalışanları ile doğrudan orantılıdır. Sağlık hizmetleri ileri teknolojinin kullanıldığı, hekimler, hemşireler, teknisyenler, terapistler, yöneticiler, tıbbi sekreterler ve diğer sağlık çalışanlarının kapsamlı ve koordineli bakım sağlama görevini üstlendiği emek yoğun bir sektördür.
Tıbbi sekreterler sağlık ekibinin bir parçası olarak hastanın hastaneye başvurmasından taburcu işlemlerinin yapılmasına kadar olan bütün aşamalarda birçok farklı görevi üstlenmektedir.
Tıbbi belgelerin özellikleri
• İhtiyaç duyulan nitelik ve nicelikte,
• İstenilen zamanda,
• İstenilen yerde,
• Doğru bilgiyi içerir şekilde olmalı ve sunabilmelidir.
Sağlık kurumlarında bu görevler; Tıbbi Sekreterlerindir. Belgelerden verimli şekilde yararlanılabilmesi için; belgelerin bilimsel ilke ve kurallara göre; toplanması, düzenlenmesi, saklanması ve tekrar hizmete sunulması gerekir. Yani dokümantasyon faaliyetlerine tabi tutulması gerekir. Bu anlamda belge ile dokümantasyon faaliyetleri arasında sıkı bir iş birliği vardır.
Sağlık hizmetlerinde etkin bir hizmet sunumu için sistematik olarak bilginin elde edilmesi, kayıt edilmesi ve saklanması zorunludur.
Bunun içinde düzenli ve kaliteli bir bilgi kayıt sisteminin olması gerekir. Dünyada, sağlıkla ilgili bilginin kaydı ve saklanması işlemleri (tıbbi dokümantasyon işlemleri); tıbbi sekreterlik veya benzer eğitim alanlarından mezun olanlar tarafından yapılmaktadır. Tıbbi kayıt ve hasta dosyaları kayıt sisteminin düzenli olması ve verimli çalışması ise, bu konuda mesleki eğitim almış sağlık çalışanları ile doğrudan orantılıdır.
Hastanede verilen hasta bakım ve tedavi hizmetinin kalitesini yükseltmede;
Tıbbi kayıtların doğru tutulması
Zamanında tutulması
İhtiyaç duyulduğunda hizmete sunulması gerekir.
Tıbbi Dokümantasyon ve Sekreterlik Eğitimi
Günümüzde sağlık hizmetleri; farklı mesleklerin bir arada, kaliteli hasta bakım ve tedavi hizmeti sunmak için yüksek teknolojik imkânlardan azami şekilde yararlanarak sunulan bir ekip hizmetidir.
Tıbbi sekreterler sağlık ekibinin bir üyesi olarak, hastanın hastaneye kabulünden taburcu oluncaya kadarki tüm aşamalarda birçok görevi üstlenmektedir. Tıbbi sekreterlik, tıbbın ve hasta kayıtlarının gelişimine paralel bir geçmişe sahiptir. Bu anlamda toplumsal ve teknolojik gelişmeler doğrultusunda tıbbi sekreterlikte de önemli değişiklikler ve gelişmeler görülmüştür.
Çağımız sağlık hizmetlerinde bilgiye olan talebin artması ile tıbbi dokümantasyon ve sekreterlik alanında birtakım farklı yaklaşımlar ve uygulamaların ortaya çıktığı görülmüştür.
Hastanelerde bilgisayar teknolojisinin kullanılmasında sağlanan gelişmeler, tıbbi sekreterlik mesleğinin yerine getirilmesinde hız ve kalite bakımından önemli katkılar sağlamıştır. Tıp sekreterliği, diğer sekreterliklerden uzmanlık yönüne verilen önem bakımından ayrılmaktadır.
Hastane, klinik ve laboratuvarlarda tıp sekreterliklerinin uzmanlık bilgilerine büyük gereksinim duyulmaktadır. Özellikle ülkemizde kullanılan tıbbi sekreter kavramının; literatürde ve gelişmiş ülkelerdeki uygulamalarda, birden çok kavramla ifade edildiği görülmektedir.
Bunlar tıbbi kayıt görevlisi, tıbbi transkripsiyonist, tıp sekreteri, yönetici tıbbi asistan, kodlayıcı, hasta kabul görevlisi, resepsiyonist, tıbbi kayıt teknisyeni ve sağlık bilgi teknisyeni olarak tanımlanmaktadır.
Yurt dışında oldukça eski bir geçmişe sahip olan (1912) tıbbi mesleğinin Türkiye’deki gelişimi oldukça yenidir.
Tıbbi Sekreterlerin Görev Tanımı
Tıbbi sekreter, hastanın sağlık kuruluşuna gelişinden taburcu oluncaya kadar geçen süreçte hastaya ait tıbbi kayıtları bilimsel ilke ve kurallara göre tutan, dosyalayan, arşivleyen, hastalıkların uluslararası sınıflandırma sistemine göre kodlama işlemlerini yapan ayrıca idari ve tıbbi ünitelerin haberleşme ve yazışma işlerini yapan sağlık personelidir.
Tıbbi Sekreterin Görev Yetki ve Sorumlulukları
Hastanın randevu hizmetlerini düzenler
Hasta kabul işlemlerini yapar
Hastayı kurumun işleyişi ve tıbbi hizmetler konusunda bilgilendirir
Hastaya ait tıbbi kayıtları tutar
İdari ve tıbbi ünitelerdeki haberleşme ve yazışma hizmetlerini yürütür
Hasta dosyalarını ve gerekli görülen diğer belge ve raporları bilimsel metotlarla dosyalayarak arşivler ve gerektiğinde tekrar hizmete sunar (Tıbbi dokümantasyon faaliyeti)
Hastalıkları-işlemleri ve sağlıkla ilgili sorunları belirlenen, hastalıkların uluslararası sınıflandırma sistemlerine göre kodlama işlemlerini yapar
Tıbbi istatistikler ile ilgili verileri toplar ve bilimsel metotlarla analiz ederek sonuçları periyodik olarak ilgililere rapor eder.
Tıbbi sekreterlerin istihdamı
Kamuya ait sağlık kuruluşlarının klinik, poliklinik, laboratuar, ameliyathane, acil servis gibi tıbbi birimler yanında sağlık kurulu, hasta kabul, hasta dosyaları arşivi, personel, döner sermaye, satın alma gibi idari birimlerde de görev yapmaktadırlar.
Özel sektörde, özel hastaneler, özel sağlık merkezleri, özel laboratuar, özel muayenehane, eczane, özel radyoloji merkezleri, ecza depoları ve yazılım firmalarında çalışmaktadırlar.
Sağlık hizmetlerinde yaşanan hızlı değişime paralel olarak, bu programı bitirenlere özel ve kamuya ait tüm sağlık kurum ve kuruşlarında talep giderek artmakta ve mezunlara geniş iş imkânı bulunmaktadır.
